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5S管理规范草案 (参考)

新闻日期:2006-11-17 13:20:52
  第一条 总则为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境,使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次,特制定如下制度。
  第二条 本制度适用于公司本部及各外埠公司全体员工。
  第三条 整理1. 每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的全部销毁。必要文件交秘书部送档案室归档。
  2. 每月对表单记录(包括电子文档)作盘点,盘点后的有效表单记录统一交秘书部送档案室归档。
  3. 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点,并区分其"要"和"不要";分类如下:1) 设备:电脑、打印机、文具、书籍等;2) 空间:柜架、桌椅、储物箱等。
  3) 物品:个人用品、装饰品4. 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的"要"与"不要" ;5. "不要"物品经各部门主管判定后,集中报废或拍卖;
  必要品的使用频率和常用程度基准表常用程度 使用频率 处理方法低 l 过去一年都没有使用过的物品,而且不能再用丢弃
  中l 在过去的6个月中只使用过一次的物品l 一个月使用一次的物品 集中存放(例如归档或存放在库房中)
  高 l 一周使用一次的物品l 每天都使用的物品l 每小时都要使用的物品 保存在办公桌或随身携带
  第四条 整顿2 卡座区整顿:1. 办公桌:桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其他物品;文具必须竖放。办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,可以集中放在办公桌的一定区域内,电脑线、网线、电话线有序放置;人离开半小时以上应将桌面收拾干净。
  2. 抽屉:抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料;把这个空间从充分利用起来,可以放下面这些东西:u 个人的东西u 个人的参考资料(文件夹、辞典、手册、商品目录等)
  u 文件卷宗(各种信息、草拟的文件材料等)
  u 空白稿纸、不常使用的文具等3. 坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内;4. 电脑:电脑置写字台左前角,竖式主机置桌面下;5. 卡座屏风:内外侧不允许有任何张贴;6. 垃圾篓:罩塑料袋,置写字台下右前角;7. 桌洞下不得堆积杂物。
  8. 外衣手袋:请置挂于衣帽间或抽屉内,严禁随意放在办公桌椅上。
  2 办公室整顿:1. 办公室:桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品;2. 抽屉:同卡座区规范;3. 电脑:桌面呈45度角贴墙放置,竖式主机置桌面下;4. 垃圾篓:置于桌后;5. 饮水机:放指定地点,不得随意移动;6. 报刊:必须上报架,或阅完后放入办公桌内;7. 外衣手袋:同卡座区规范2 文件、资料管理整顿:1. 档案管理依据《集团档案管理制度》执行2. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;3. 硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存;4. 储存公用信息的软盘采取保护措施,使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系,建议在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以后,一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样,保存在专用的夹子里。
  2 信件、电子邮件(OA)整顿:1. 做一个临时性的信夹,把不能立即处理的信件放在里面,必须保存的东西则放在信件保存册里;2. 办公自动化里面重要邮件应该及时备份;电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面;3. 为了减轻服务器负担,提高响应速度,办公自动化中已看邮件不要超过一定数量,经理、处长不得超过100封,部长不得超过50封,员工不得超过20封。系统管理员不定期抽查。
  第五条 清扫公司新办公楼有专门的保洁人员,公共区域(如通道、楼梯)不需清扫,清扫的对象主要是个人办公区域:桌面,桌洞;办公设备:电脑、传真机、复印机、打印机等等清扫基准对象清扫标准要求 周期 清扫时间个人区域 桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落 每天5分钟清扫 每天下班后5分钟办公设备 主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢 每周一次 每周五下班前15分钟
  文档 桌面、电脑中不能有失效文件,不可轻易看到机密文件超过保管年限的表单及时集中销毁,保管年限内的表单装订送秘书部归档无破旧的卡片、册子、档案、报刊等无无用的手稿与工作无关的文件
  每月一次
  月末
  第六条 清洁2 落实整理、整顿、清扫工作。
  1. 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。
  2. 利用文化宣传活动,保持新鲜活跃的活动气氛2 保持5S意识
  第七条 素养2 遵守《集团员工手册》有关规定2 遵守《公司日常管理规定》2 素养巡查行政部每天两次例行巡查(早晨、中午)
  每月底5S推行委员会对整个公司的5S执行情况进行检查5S推行委员会主任委员对公司不定期巡查
  奖惩条例采取记分制,每人每月基准分100分,凡违反上述整理、整顿、清扫管理规范一次者扣5分,违反《公司日常管理规定》者扣10分。
  行政部每天进行检查,对违规者在办公自动化上予以公布。月末进行统计,对被扣5分者给予警告处分,被扣10分者扣发当月工资50元,15分者100元,以此类推。
  每月各公司、处室的所有员工得分的平均分作为各公司、处室每月得分,对连续两个月排名第一名的公司、处室的员工给予当月平均奖金10%的奖励;对连续两个月排名最后的公司、处室的员工扣发当月平均奖金的10%.年终将每位员工每月得分相加,得分最高者评为"5S先进个人"给予精神、物质奖励。
 
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